In deinem TIMIFY Kalender kannst du beliebig viele Ressourcen hinzufügen. Eine Ressource kann z.B. ein Team-Mitglied, ein Raum, eine Maschine, eine Immobilie oder ähnliches sein. Also Personen oder Dinge, für die Termine verwaltet werden müssen.

So legst du eine neue Ressource an

1. Gehe in deinem TIMIFY Account in den Bereich "Verwaltung" -> "Ressourcen". Oben rechts findest du nun ein rotes "➕-Symbol", über welches du eine weitere Ressource hinzufügen kannst.

2. Hier gibst du nun den Namen bzw. die Bezeichnung der Ressource an und ebenfalls kannst du ein Anzeigebild hochladen.

3. Wenn es sich bei der Ressource um einen Mitarbeiter handelt, kannst du diesen nun auch mit der eigenen E-Mail-Adresse anlegen und er wird zu deinem TIMIFY Account eingeladen und erhält einen eigenen Zugang.

4. Wenn die Ressource von Kunden online gebucht werden soll, setzt du nun ein Häkchen bei "Ressource zur Online Buchung freigeben".

Sollte sich die Ressource in einer anderen Zeitzone befinden, kannst du diese nun ebenfalls hier definieren und TIMIFY berechnet alle Termine in der korrekten Zeitzone (nur bei TIMIFY Enterprise möglich)

5. Jetzt kannst du die individuellen Arbeits- und Buchungszeiten der Ressource einstellen.

Die eingestellten Arbeitszeiten werden dir als weiße Fläche im Kalender angezeigt und dienen lediglich für eine bessere Übersicht im Kalender.

Mit den Buchungszeiten definierst du, in welchem Zeitraum Termine online angeboten werden dürfen. Beide Zeiten können identisch oder unterschiedlich sein. Solltest du also z.B. Mo-Fr arbeiten aber nur Do und Fr buchbar sein wollen dann kannst du dies flexible einstellen.

Zugriffsrechte eines Mitarbeiters bestimmen

Wenn du die angelegte Ressource zu deinem TIMIFY Account einlädst, kannst du nun noch die gewünschten Zugriffsrechte definieren.

Wir unterscheiden hier zwischen folgenden Berechtigungsarten:

ADMINISTRATOR:
Eine Mitarbeiter mit dieser Berechtigung kann auf den Kalender jeder Ressource zugreifen und dort Termine einsehen, bearbeiten und löschen. Ebenfalls kann auf die Kundendatenbank zugegriffen werden.

MITARBEITER:
Ressourcen mit dieser Berechtigung können nur auf den eigenen Kalender zugreifen und dort Termine anlegen, bearbeiten und löschen. Ebenfalls kann auf die Kundendatenbank zugegriffen werden.

INDIVIDUELL:
Du kannst einer Ressource ganz individuelle Zugriffsrechte für jeden einzelnen Bereich des Accounts (Kalender, Kunden, Einstellungen etc.) zuweisen. Hier kannst du ebenfalls zwischen Lese und Schreibrechten unterscheiden. (Nur in TIMIFY Enterprise möglich)

Unterteile deine Ressourcen in unterschiedliche Kategorien

Mit dieser Enterprise-Funktion kannst du verschiedene Kategorien für deine Ressourcen festlegen. Z.B. für unterschiedliche Teams Marketing, IT, Vertrieb etc. oder auch für unterschiedliche Arten von Ressourcen, wie z.B. Mitarbeiter, Räume etc.

  • Klicke oben rechts auf das "📂-Symbol" um eine neue Kategorie zu erstellen.

  • Nun kannst du festlegen, ob Ressourcen in dieser Kategorie alleine online gebucht werden dürfen (Diese Einstellung nimmst du z.B. bei einer Kategorie für Mitarbeiter fest) oder ob die Ressourcen nur als Verknüpfung dienen sollen und nicht alleine vom Kunden gebucht werden dürfen. (Diese Einstellung nimmst du z.B. vor, wenn du Meetingräume anlegst, die für ein Beratungsgespräch geblockt werden sollen. In diesem Fall soll der Kunde nur den Mitarbeiter auswählen und von der Raumbuchung nichts mitbekommen.)

Du hast nun die Möglichkeit Abhängigkeiten zu erstellen. Wenn du also z.B. für einen Termin einstellen möchtest, dass ein Mitarbeiter und ein Raum verfügbar sein muss, kannst du das bei den Leistungen fest definieren.
Wie das geht, erklären wir dir im folgenden Artikel:
Wie kann ich Abhängigkeiten zwischen mehreren Ressourcen erstellen?

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