Utilisez cette application pour synchroniser vos calendriers Google et TIMIFY. C'est très pratique de pouvoir présenter vos réunions dans les deux formats, et cela vous évite de faire des doubles réservations.

Voici ce que vous devez savoir

  • Cette application est disponible pour les plans TIMIFY Premium.
  • Une fois l'application configurée, cet article explique comment gérer les conflits de synchronisation et énumère toutes les exceptions de synchronisation.
  • TIMIFY se synchronise avec 1 Google Agenda pour un compte Google donné. Ainsi, si vous disposez de plusieurs ressources utilisant le même compte Google, seule la dernière ressource demandée sera synchronisée.

Structure de l'article

  1. Ce que l'application offre
  2. Comment installer l'application Google Sync
  3. Comment gérer vos paramètres de synchronisation
  4. Comment inviter une ressource à synchroniser son calendrier
  5. Comment désactiver une synchronisation de ressources

1. Ce que l'application offre

  • Synchronisation à sens unique (soit Google-> TIMIFY ou TIMIFY -> Google) OU synchronisation à double sens
  • Mises à jour du calendrier en temps réel
  • Connexion sécurisée
  • Possibilité d'appliquer les paramètres de synchronisation à toutes les synchronisations du calendrier des ressources
  • Possibilité d'appliquer des paramètres de synchronisation individuels pour chaque ressource

2. Comment installer l'application Google Sync

Cliquez sur Synchronisation de l'agenda -> Google Calendar dans votre App Marketplace.

Pour utiliser l'application, vous devez accepter la politique de confidentialité.

3. Comment gérer vos paramètres de synchronisation

Vous pouvez gérer toutes vos options de synchronisation dans l'onglet "Paramètres". Nous vous recommandons de le configurer avant d'inviter des ressources à se synchroniser.

Accédez aux paramètres en cliquant sur l'onglet des paramètres ⚙️, mis en évidence ci-dessous. Vous pouvez gérer les options pour chaque sens de synchronisation, comme indiqué ci-dessous:

Vous pouvez également décider si les données relatives à l'événement ou à la réservation doivent être importées, ou si l'événement ou la réservation doivent être synchronisés de manière anonyme. La synchronisation anonyme est préférée par un certain nombre de nos utilisateurs : cela signifie que lorsque votre équipe souhaite garder ses réservations ou ses événements privés, aucune donnée n'est synchronisée, à l'exception de la réservation ou de la durée de l'événement.

Pour la synchronisation Google -> TIMIFY, c'est la seule option disponible.

Remarque: chaque fois que vous modifiez vos paramètres, ces modifications seront appliquées à tous les rendez-vous futurs uniquement.

4. Comment inviter une ressource à synchroniser son calendrier

Dans l'onglet "Vue d'ensemble", une liste de ressources apparaît avec lesquelles vous partagez votre calendrier - y compris vous. Il vous suffit d'inviter la ou les ressources que vous souhaitez synchroniser à TIMIFY. Le statut de la boîte rouge passera de "Inviter" à "En attente de confirmation".

Les prochaines étapes concernent la ressource:

  • Vous devriez recevoir un courriel de Google, avec un lien pour lancer la synchronisation Google. REMARQUE: parfois, ce lien se trouve dans le dossier des courriers indésirables ou des spams!
  • Ouvrez le lien: Google vous demandera si vous souhaitez accorder l'accès TIMIFY, puis sélectionnez lequel de vos Google Agenda vous souhaitez synchroniser.
  • Sélectionnez le Google Agenda que vous souhaitez synchroniser, puis cliquez sur "Connecter".
  • Vous devriez recevoir un courriel de confirmation, indiquant que votre agenda a été synchronisé avec succès.

En fonction de la quantité de données à synchroniser, le processus d'importation peut durer de quelques heures à quelques heures (ce qui est probable si vous avez un grand nombre de réservations). La ressource apparaîtra comme ceci lorsque la synchronisation sera terminée:

5. Comment gérer les paramètres individuels des ressources et désactiver une synchronisation

Allez à votre onglet de vue d'ensemble. Cliquez sur la liste déroulante à côté de la ressource dont vous voulez gérer les paramètres. Vous pouvez gérer les directions de synchronisation, spécifier quelles données doivent être incluses dans la synchronisation. Vous pouvez également consulter leur journal de synchronisation - cela vous permettra d'afficher les éventuels conflits de synchronisation.

La dernière option consiste à désactiver la synchronisation des ressources.

6. Attention aux alertes de synchronisation ⚠️

Une fois que vous avez terminé la synchronisation de votre calendrier, les deux calendriers restent en communication constante l'un avec l'autre, en poussant les mises à jour de l'autre calendrier.

Il arrive que Google n'envoie pas de "jetons d'actualisation": cela signifie que votre agenda TIMIFY peut ne plus recevoir de mises à jour de votre Google Agenda. Dès que nous constatons que Google n'a pas envoyé de jeton de rafraîchissement, nous vous envoyons une alerte qui s'affiche dans votre onglet Conflits de synchronisation.

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